5 symptom på att din avdelning är ineffektiv

Upptäcker ni gång på gång att ni hanterar samma typ av problem på olika sätt? Har det hänt att du och din kollega utfört samma jobb utan att veta om det? Behöver ni uppfinna hjulet inför varje ny utmaning? Här är symptomen på att din avdelning är ineffektiv, och hur du kan lösa problemet.

1. Inga eller bristfälliga processer

Upptäcker ni gång på gång att ni hanterar samma typ av problem på olika sätt? Det är inte ovanligt att avdelningar uppfinner hjulet på nytt varje gång en välbekant utmaning dyker upp. Detta tyder på att ni antingen har bristfälliga processer, eller kanske inga processer alls. Är rollerna i teamet tillräckligt tydliga? Finns det någon som ansvarar för att det dagliga arbetet flyter på och att ni har metoder för att hantera projekt och uppgifter? Om inte – utse en kollega!

2. Många idéer, lite verkstad

Många gånger kan det kännas som att det är väldigt svårt att sjösätta en idé. Ibland för att det är en lång startsträcka, eller att idén ska godkännas i flera led. Det kan också bero på att det inte finns resurser – varken ekonomiska eller personal till utförandet. Det är inte troligt att ditt team kommer kunna förverkliga varje liten idé ni får, men det bör finnas ramar för hur ni väljer vilka idéer som är möjliga, vilka som får vänta och vilka som helt enkelt bör kasseras. Vem ska då ansvara för detta kanske du funderar på. Frågan du behöver ställa dig är: Vem är mest lämpad för att vara ditt teams facilitator? En facilitator möjliggör och använder ett medvetet ledarskap för att ta fram nya lösningar. Facilitering finns som intensivkurs på Berghs och är perfekt för dig som vill anta ett mer faciliterande ledarskap i ditt team.

3. Långa möten utan agenda

Får du rysningar av bara rubriken? Det är du inte ensam om. Är du en kollega som ber om en agenda när du blir kallad till ett möte, eller dyker du bara upp? För att främja en effektiv möteskultur behöver också du ta ansvar. Ett möte utan agenda är som upplagt för ett utdraget möte där ingenting beslutas och kommer troligtvis sluta i att ni behöver boka in ytterligare ett möte. Det här är direkt slöseri med tid. Varje möte bör ha en tydlig agenda och ett syfte: är det ett beslutsfattande möte, en brainstorming-session eller en meet-and-greet? Det är inte bara bra för effektiviteten utan även för kvaliteten.

4. Prioritera rätt

En vanlig problematik på ineffektiva avdelningar är att arbetsbelastningen är hög och att allt som behöver göras har högsta prioritering. Det här är inte en ekvation som går ihop. Har ditt team fastnat i den här fällan behöver ni diskutera prioritering av samtliga uppgifter med närmaste ansvarig, och sedan hålla stenhårt på den prioriteringen. Om någon ny uppgift tillkommer behöver processen göras om på nytt.

5. Bristande kommunikation

Sitter du i ett team där dina kollegor har liknande kompetenser som du? Då är det troligtvis inte helt främmande för dig att du flera gånger utfört dubbeljobb? Föreställ dig att du precis slutfört en uppgift, och en timme senare får du höra att din kollega redan löst uppgiften. Det här är resultatet av dålig internkommunikation. Arbetsverktyg som Trello, Slack eller andra hjälpmedel kan hjälpa dig att sätta en struktur och fördela uppgifter i ditt team.

 

 

Taggar: