Så undviker du mötesträsket

En vecka fullsmetad av möten utan någon tid för att utföra det dagliga arbetet är något de flesta av oss känner igen. Många människor upplever att deras kalendrar är fyllda med för många och ibland till och med onödiga möten. Här är våra fyra bästa tips på hur du får ordning på möteskalendern och får både färre och mer kvalitativa möten.

Be om agendan

För många är ett möte det första de tänker för att lösa ett problem. Det är inte alltid den mest effektiva eller mest nödvändiga lösningen. Av just den här anledningen är det viktigt att när du blir inbjuden till ett möte som enbart har en rubrik, be om agendan. Var förväntar sig personen som bjudit in att ni ska ha avhandlat när mötet är slut? Är det ett första möte av flera eller är det en kort avstämning? Kanske behöver ni bara stämma av på telefon, över en snabb kaffe eller så behöver ni faktiskt ha ett möte – men sätt då rätt förväntningar för den tiden ni avsatt. Den är värdefull.

Fråga om din roll i mötet

Ibland bjuds du kanske in till ett möte utan att personen som bjudit in ens reflekterat över varför du behöver vara med. Kanske har ni ofta möten ihop, eller så är personen i fråga rädd över att utelämna dig från något som du i själva verket gärna lämnas utanför. Istället för att älta frasen ”Jag förstår inte varför jag är inbjuden till det här mötet” i huvudet tio gånger, skicka ett mail till mötesinbjudaren och fråga varför just du blivit inbjuden till det här mötet.

Behöver du delta?

Ibland kanske du direkt känner att mötet faktiskt inte är något du behöver delta i. Kanske deltar redan en nära kollega till dig med mer expertis inom området, eller så har du inte tid att prioritera det här mötet, även om projektet verkar kul. Du bestämmer över din tid – du får faktiskt lov att tacka nej till möten. Glöm inte att skicka med en bra motivering till kollegan bara.

Korta ner mötet

En vanlig inställning i till exempel Outlook eller Gmail, är att standardinställningen för hur långt ett möte beräknas vara är 60 minuter. Många reflekterar inte över hur lång tid ett möte beräknas ta, vilket kanske gör att hen inte bryr sig om att korta ner tiden. Upplever du att mötet skulle kunna avhandlas på 15 minuter? Skicka ett vändande mail på inbjudan med frågan ”Behöver vi en hel timme? Räcker det inte bara med en kvart?”. Anser mötesinbjudaren att det faktiskt behövs en hel timme, då har du iallafall frågat!

 

Vill du bli bättre på att hålla möten? Kolla då in kurserna Leda kreativa möten och Facilitering. Har du något mer specifikt du vill bli bättre på inom möteskommunikation eller att hålla möten kan vi skräddarsy en utbildning åt dig.

Taggar: